Nota obciążeniowa to dokument księgowy, który często stosuje się w relacjach biznesowych między kontrahentami. Nie jest to faktura VAT, ale dokument wewnętrzny, który służy do obciążenia drugiej strony kosztami, które nie podlegają opodatkowaniu VAT. Najczęściej dotyczy to kar umownych, odszkodowań, odsetek za zwłokę w płatnościach czy kosztów reklamacji.

Prawidłowo sporządzona nota obciążeniowa powinna zawierać podstawowe dane identyfikacyjne obu stron (wystawcy i odbiorcy), numer dokumentu, datę wystawienia, szczegółowy opis zdarzenia gospodarczego będącego podstawą jej wystawienia, kwotę obciążenia oraz termin płatności. Istotnym elementem jest również podstawa prawna wystawienia noty – może to być umowa, zamówienie lub inny dokument regulujący zasady współpracy między stronami.

W przeciwieństwie do faktury, nota obciążeniowa nie jest dokumentem uregulowanym przepisami podatkowymi, co daje większą swobodę w jej konstruowaniu. Warto jednak pamiętać, że powinna być sporządzona w sposób przejrzysty i jednoznaczny, aby uniknąć nieporozumień z kontrahentem. Dobrze przygotowany wzór noty obciążeniowej może znacząco usprawnić proces dochodzenia należności.

NOTA OBCIĄŻENIOWA

Nr NO/2023/05/12
Data wystawienia: 12.05.2023

WYSTAWCA

Firma XYZ Sp. z o.o.
ul. Przykładowa 123
00-001 Warszawa
NIP: 1234567890
REGON: 123456789

ODBIORCA

ABC Sp. z o.o.
ul. Biznesowa 45
50-001 Wrocław
NIP: 9876543210
REGON: 987654321

PRZEDMIOT OBCIĄŻENIA

Kara umowna za nieterminową realizację dostawy towaru zgodnie z umową nr UM/2023/04/01 z dnia 01.04.2023 r.
Lp. Opis Kwota (PLN)
1 Kara umowna za opóźnienie w dostawie (10 dni x 500 PLN) 5 000,00
2 Dodatkowe koszty transportu zastępczego 1 200,00
RAZEM DO ZAPŁATY 6 200,00

PŁATNOŚĆ

Termin płatności: 14 dni od daty wystawienia noty
Numer rachunku bankowego: 12 3456 7890 1234 5678 9012 3456
Bank: Bank Przykładowy S.A.
Tytuł przelewu: Nota obciążeniowa nr NO/2023/05/12

PODSTAWA PRAWNA

Umowa nr UM/2023/04/01 z dnia 01.04.2023 r., § 8 ust. 2 pkt a) i b)
Osoba upoważniona do wystawienia
Osoba upoważniona do odbioru
Strona 1

Jak prawidłowo wypełnić notę obciążeniową?

Poprawne wypełnienie noty obciążeniowej jest kluczowe dla jej skuteczności w relacjach biznesowych. Przedstawiony powyżej wzór zawiera wszystkie niezbędne elementy, ale warto dokładniej omówić najważniejsze aspekty tego dokumentu.

Numeracja i datowanie dokumentu

Każda nota obciążeniowa powinna posiadać unikalny numer zgodny z przyjętym w firmie systemem numeracji. Najczęściej stosuje się format zawierający skrót „NO” (Nota Obciążeniowa), rok, miesiąc i kolejny numer, np. NO/2023/05/12. Data wystawienia dokumentu ma znaczenie praktyczne – od niej często liczony jest termin płatności i stanowi punkt odniesienia w przypadku ewentualnych sporów.

Dane stron

W sekcjach „Wystawca” i „Odbiorca” należy podać kompletne dane identyfikacyjne obu podmiotów, w tym pełną nazwę firmy, dokładny adres, NIP oraz REGON. Te informacje nie tylko służą identyfikacji stron, ale mają również istotne znaczenie prawne w przypadku konieczności dochodzenia należności na drodze sądowej czy windykacyjnej.

Przedmiot obciążenia

Opis przedmiotu obciążenia musi być szczegółowy, precyzyjny i niemożliwy do podważenia. Należy jasno określić, za co dokładnie wystawiana jest nota, z odniesieniem do konkretnych dokumentów (umów, zamówień) oraz dat. Rozbicie kwoty obciążenia na poszczególne składniki w formie tabeli znacząco zwiększa przejrzystość dokumentu i ułatwia weryfikację zasadności obciążenia przez odbiorcę.

Kiedy stosować notę obciążeniową, a kiedy fakturę?

Często pojawia się pytanie, czy nota obciążeniowa jest wezwaniem do zapłaty. Choć pełni podobną funkcję, to jednak są to różne dokumenty. Nota obciążeniowa dotyczy należności niepodlegających VAT, natomiast faktura służy do dokumentowania transakcji objętych tym podatkiem.

Notę obciążeniową stosujemy w przypadku:

  • Kar umownych za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy
  • Odszkodowań za poniesione szkody
  • Odsetek za opóźnienia w płatnościach
  • Rozliczenia dodatkowych kosztów (np. transportu zastępczego)
  • Obciążenia kosztami reklamacji lub napraw gwarancyjnych

Fakturę VAT wystawiamy natomiast przy sprzedaży towarów lub usług podlegających opodatkowaniu VAT. Kluczowa różnica polega na tym, że nota obciążeniowa nie generuje obowiązku podatkowego w zakresie VAT, podczas gdy faktura – tak.

Podstawa prawna wystawienia noty

W nocie obciążeniowej należy precyzyjnie wskazać konkretną podstawę prawną jej wystawienia. Może to być odpowiedni paragraf umowy, zamówienia lub ogólnych warunków współpracy. Ten element jest szczególnie istotny w przypadku ewentualnego sporu z kontrahentem i może decydować o skuteczności dochodzenia należności.

Przydatne formaty noty obciążeniowej

Przedstawiony wzór noty obciążeniowej można łatwo dostosować do własnych potrzeb biznesowych. Na rynku dostępne są różne formaty, takie jak nota obciążeniowa wzór Word czy nota obciążeniowa wzór Excel, które można edytować według własnych preferencji. W dobie cyfryzacji coraz popularniejsze stają się również noty obciążeniowe online, które można wystawiać bezpośrednio z systemów księgowych, co usprawnia proces dokumentacji i archiwizacji.

Pamiętaj, że w przypadku konieczności skorygowania błędnie wystawionej noty obciążeniowej, należy wystawić korektę noty obciążeniowej. Dokument taki powinien zawierać wyraźne odniesienie do pierwotnej noty oraz jasno wskazywać, które elementy ulegają zmianie i w jakim zakresie.

Archiwizacja dokumentów

Noty obciążeniowe, podobnie jak inne dokumenty księgowe, podlegają obowiązkowi archiwizacji. Warto przechowywać je w uporządkowany sposób, wraz z dokumentami powiązanymi (umowami, korespondencją, potwierdzeniami odbioru), co może być nieocenione w przypadku ewentualnych sporów z kontrahentem lub kontroli ze strony organów podatkowych.