Klienci, którzy muszą np. przepisywać numer faktury przy robieniu przelewu nierzadko złorzeczą na skomplikowane ciągi liter i cyfr. Tymczasem każdy przedsiębiorca wie, jak istotny jest numer faktury, a także jakie konsekwencje mogą go spotkać, jeżeli nie dopilnuje numerowania faktur.

Numeracja faktur to istotny element funkcjonowania każdej firmy. Chociaż każdy przedsiębiorca może zdecydować się na dowolny system numeracji faktur, istotna jest konsekwencja. Dlaczego ciągłość numerowania jest tak ważna i czy za nieścisłości mogą spotkać przedsiębiorców problemy ze strony urzędu skarbowego?

Numeracja faktur a przepisy prawa

Na początek należy wyjaśnić, dlaczego właściwie przedsiębiorcy mają obowiązek numeracji faktur. Otóż stosowną regulację znaleźć można w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Według tego artykułu, każda faktura wystawiona przez firmę powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, która w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. Niemniej sposób numerowania faktur jest dowolny. Warto jednak zauważyć, że z prawnego punktu widzenia istotne jest określenie „kolejny”, które znajduje się w ustawie. Co do zasady „kolejny” oznacza następny z kolei. Dlatego aby umożliwić identyfikację danej faktury każdy kolejny dokument powinien mieć liczbę o jeden większą od poprzedniej faktury.

To jednak nie koniec zawiłości prawnych, gdyż jednocześnie prawo nie nakazuje numeracji faktur od liczby „1”. W praktyce przedsiębiorcy najczęściej wykorzystują sposób numeracji faktur, który skupia się na okresach miesięcznych. Jak zatem wygląda numerowanie faktur na co dzień?

Jak numerować faktury zgodnie z prawem i praktycznie?

Numerowanie faktur najczęściej zamyka się w okresach miesięcznych, co oznacza, że bardzo często, zwłaszcza w mniejszych przedsiębiorstwach, przykładowo w styczniu 2023 roku dokument otrzyma numer faktury FV/1/01/2023. Co daje takie zastosowanie numeru faktury VAT? Przede wszystkim jest on wyjątkowo czytelny. Po symbolu oznaczającym fakturę VAT, numer dokumentu wskazuje na liczbę w porządku chronologicznym w obrębie danego miesiąca, następnie na miesiąc wystawienia, a potem rok. Wówczas zarówno przedsiębiorca, jak i klient czy urząd skarbowy szybko ustalą szczegóły dotyczące transakcji, gdyż jak wiadomo każda faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję. Analogicznie łatwo będzie rozpoznać np. pochodzenie faktury FV/3/06/2022, czyli szósty dokument wystawiony w czerwcu 2022 roku.

Kolejne numerowanie może mieć związek z okresem rozliczeniowym, jednak przedsiębiorca nie jest skazany na jedną numerację. Faktura VAT i jej numer mogą odnosić się także do kontrahentów. Załóżmy, że firma prowadzi regularną współpracę z dwoma kontrahentami i wyłącznie im wystawia co miesiąc dokumenty. Wówczas dla jednego kontrahenta może stosować numerację A001, A002, itd., a dla drugiego B001, B002, itd. Takie rozwiązanie jest jak najbardziej prawidłowe i akceptowalne przez fiskusa.

Jak numerować fakturę korygującą?

Problemem z zachowaniem ciągłości numeracji może wydawać się wystawienie faktury korygującej. Na szczęście istnieje w tym przypadku proste rozwiązanie. Otóż podobnie jak przypadku opisanym powyżej, gdzie osobna numeracja była przypisana do konkretnego kontrahenta, tak w podobny sposób można wystawiać faktury korygujące. Oddzielna seria w dokumentacji księgowej pozwala łatwo dociec, czego dotyczy wybrany dokument. Dobrą praktyką stosowaną przez wiele firm jest nadawanie numeru fakturze korygującej, który bezpośrednio nawiązuje do dokumentu, będącego przedmiotem korekty, np. jeśli korekcie podlega faktura FV/5/05/2023, dokument korygujący będzie oznaczony numerem FKR/5/05/2023.