W dzisiejszej rzeczywistości biznesowej przedsiębiorcy często stają przed dylematem, które dokumenty księgowe należy bezwzględnie zaewidencjonować, a które mogą pozostać poza księgami. Kwestia ta dotyczy szczególnie faktur kosztowych, czyli dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Właściwe prowadzenie dokumentacji księgowej ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa finansowego firmy, jednak przepisy podatkowe i rachunkowe nie zawsze są jednoznaczne, co może rodzić wątpliwości. W niniejszym artykule wyjaśnimy, kiedy przedsiębiorca może zdecydować o nieujmowaniu faktury kosztowej w księgach, a kiedy jest to niedopuszczalne.
Czym jest faktura kosztowa i jakie ma znaczenie w księgowości
Faktura kosztowa (zwana również fakturą zakupową) to dokument księgowy, który potwierdza nabycie towaru lub usługi przez przedsiębiorcę. Stanowi podstawę do ujęcia wydatku w kosztach firmy oraz – w przypadku czynnych podatników VAT – do odliczenia podatku naliczonego.
W standardowej sytuacji każda otrzymana faktura zakupowa powinna zostać zaewidencjonowana w księgach rachunkowych lub podatkowych firmy. Jest to podstawowa zasada rachunkowości, która zapewnia rzetelność i kompletność prowadzonych ksiąg. Prawidłowe ewidencjonowanie faktur kosztowych stanowi fundament transparentnego i zgodnego z prawem prowadzenia działalności gospodarczej. Jednak istnieją sytuacje, w których przedsiębiorca może rozważyć nieujmowanie faktury w ewidencji.
Zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym, kosztem uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Sytuacje, w których można nie księgować faktury kosztowej
Istnieje kilka okoliczności, w których przedsiębiorca może zdecydować o nieujmowaniu faktury w księgach:
Wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą
Jeśli zakup nie jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, a dotyczy prywatnych potrzeb przedsiębiorcy, nie powinien być księgowany jako koszt firmy. Granica między wydatkami firmowymi a prywatnymi musi być wyraźnie zaznaczona, szczególnie w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Przykładowo, zakup odzieży nieprzeznaczonej do celów służbowych czy artykułów spożywczych na potrzeby domowe nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.
Wydatki wyłączone z kosztów uzyskania przychodów
Przepisy podatkowe wymieniają katalog wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli są związane z działalnością gospodarczą. Należą do nich m.in.:
- Kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów
- Grzywny i kary pieniężne nałożone przez organy administracji
- Odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań podatkowych
- Wydatki na reprezentację (z pewnymi wyjątkami)
W takich przypadkach, choć faktura dokumentuje poniesiony wydatek, nie będzie on stanowił kosztu podatkowego. Warto jednak pamiętać, że nawet wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów powinny być ewidencjonowane – po prostu nie pomniejszą one podstawy opodatkowania.
Faktury o niskiej wartości
W praktyce gospodarczej, szczególnie w małych firmach, czasem pomija się księgowanie faktur o bardzo niskiej wartości. Nie jest to jednak rozwiązanie zalecane przez ekspertów księgowych, ponieważ formalnie każdy dokument powinien być zaewidencjonowany. Systematyczne pomijanie nawet drobnych wydatków może z czasem znacząco zniekształcić obraz finansowy przedsiębiorstwa.
Pamiętaj: Nawet jeśli decydujesz się nie księgować faktury jako kosztu, powinieneś ją przechowywać przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku podatkowego).
Konsekwencje niezaksięgowania faktury kosztowej
Decyzja o nieujęciu faktury w księgach może nieść za sobą określone skutki:
Brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych
Najoczywistszą konsekwencją jest brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to wyższy dochód do opodatkowania, a w efekcie wyższy podatek. Przedsiębiorca musi więc rozważyć, czy korzyść wynikająca z uproszczenia księgowości równoważy potencjalną stratę podatkową.
Brak prawa do odliczenia VAT
W przypadku podatników VAT, niezaksięgowanie faktury zakupowej oznacza zazwyczaj rezygnację z prawa do odliczenia podatku naliczonego. To może być szczególnie dotkliwe przy zakupach o wysokiej stawce VAT, gdzie kwota podatku do odliczenia stanowi znaczącą część wartości transakcji. Warto pamiętać, że prawo do odliczenia VAT przysługuje tylko wtedy, gdy zakup jest związany z działalnością opodatkowaną.
Ryzyko zakwestionowania przez organy podatkowe
Selektywne podejście do księgowania faktur może budzić wątpliwości organów podatkowych podczas kontroli. Konsekwencje wykrycia nieprawidłowości mogą być poważne – od konieczności korekty deklaracji, przez dodatkowe zobowiązanie podatkowe, aż po odpowiedzialność karno-skarbową. Jeśli kontrolujący stwierdzi, że przedsiębiorca celowo pomija w ewidencji faktury dokumentujące faktycznie poniesione koszty związane z działalnością, może to zostać uznane za naruszenie zasady rzetelności prowadzenia ksiąg.
Terminy na zaksięgowanie faktury kosztowej
Przepisy określają również ramy czasowe, w których faktura powinna zostać ujęta w księgach:
- W podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR) – fakturę należy zaksięgować nie później niż do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu zakupu
- W księgach rachunkowych – faktura powinna być ujęta w miesiącu, którego dotyczy, lub w którym ją otrzymano
Dochowanie terminów księgowania ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego i VAT. Przekroczenie tych terminów nie oznacza, że faktura nie może być już zaksięgowana, ale może wiązać się z koniecznością skorygowania wcześniejszych deklaracji podatkowych, co generuje dodatkową pracę i potencjalne ryzyko błędów.
Praktyczne wskazówki dotyczące księgowania faktur kosztowych
Aby uniknąć problemów związanych z nieksiągowaniem faktur, warto stosować się do poniższych zasad:
- Prowadź systematyczną segregację dokumentów na firmowe i prywatne – najlepiej już w momencie dokonywania zakupu
- Konsultuj wątpliwości z księgowym lub doradcą podatkowym – profesjonalna porada może uchronić przed kosztownymi błędami
- W przypadku drobnych wydatków rozważ wprowadzenie polityki określającej minimalny próg wartości dla księgowania faktur, ale upewnij się, że jest ona zgodna z przepisami
- Pamiętaj o terminowym przekazywaniu dokumentów do księgowości – opóźnienia mogą prowadzić do pomyłek i przeoczenia istotnych faktur
- Przechowuj wszystkie faktury, nawet te niezaksięgowane, przez wymagany przepisami okres – mogą być potrzebne podczas kontroli
Ważne: Nierozliczona faktura kosztowa, która spełnia warunki uznania za koszt podatkowy, może zostać ujęta w księgach w późniejszym terminie, jednak może to wymagać korekty wcześniejszych rozliczeń podatkowych.
Decyzja o nieksiągowaniu faktury kosztowej powinna być zawsze przemyślana i uzasadniona. W większości przypadków bezpieczniejszym rozwiązaniem jest ujęcie wszystkich dokumentów w księgach, nawet jeśli niektóre z nich nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów. Zapewnia to przejrzystość rozliczeń i minimalizuje ryzyko zakwestionowania prawidłowości prowadzenia ksiąg przez organy podatkowe. Pamiętajmy, że rzetelna księgowość to nie tylko wymóg prawny, ale także fundament dobrego zarządzania finansami przedsiębiorstwa.