Przy umowie zlecenia regularnie pojawia się jeden problem: zleceniobiorca kończy współpracę i nie dostaje żadnych papierów. Nie ma świadectwa pracy, nie ma „potwierdzenia stażu”, a kolejny pracodawca pyta o dokumenty. To normalna sytuacja – ale tylko wtedy, gdy wiadomo, czego można wymagać, a czego nie. Przy umowie zlecenia nie przysługuje świadectwo pracy, ale można i warto zadbać o inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie i składki. Bez tego później bywają kłopoty: z emeryturą, kredytem, a nawet z kolejnymi rekrutacjami.

Dlaczego przy umowie zlecenia nie ma świadectwa pracy

Świadectwo pracy wynika z Kodeksu pracy i dotyczy tylko stosunku pracy (umowa o pracę, powołanie, mianowanie, wybór, spółdzielcza umowa o pracę). Umowę zlecenia reguluje Kodeks cywilny, więc przepisy o świadectwie pracy po prostu tu nie sięgają.

Pracodawca (w sensie Kodeksu pracy) ma obowiązek wystawić świadectwo pracy w określonym terminie i w ściśle określonej formie. Zleceniodawca takiego obowiązku nie ma, bo zleceniobiorca formalnie nie jest pracownikiem. W praktyce wiele osób traktuje umowę zlecenia jak „lżejszą” wersję etatu, a potem są zaskoczone, że nie dostają dokumentów typowych dla umowy o pracę.

Świadectwo pracy wystawia się tylko po zakończeniu stosunku pracy. Umowa zlecenia nie tworzy stosunku pracy, więc świadectwo pracy nie przysługuje – nawet po kilku latach ciągłej współpracy.

To nie znaczy jednak, że zleceniobiorca zostaje „z niczym”. Można, a czasem wręcz trzeba, zadbać o inne dokumenty, które potwierdzą okres wykonywania zlecenia i odprowadzane składki.

Jakie dokumenty może dostać zleceniobiorca zamiast świadectwa pracy

Choć przepisy nie nakazują wystawienia świadectwa pracy, nic nie zabrania zleceniodawcy wystawić innych, prostych dokumentów. Najczęściej pojawiają się:

• zaświadczenie o wykonywaniu umowy zlecenia,
• referencje lub opinia o współpracy,
• potwierdzenie odprowadzania składek ZUS,
• kopie umów i rachunków do umów.

Najbardziej praktyczne jest zwykłe, dwustronicowe zaświadczenie. Powinno zawierać przede wszystkim:

• nazwę i dane zleceniodawcy,
• dane zleceniobiorcy (imię, nazwisko, PESEL),
• dokładne daty wykonywania zlecenia,
• informację o rodzaju powierzonych czynności (np. obsługa klienta, prace biurowe, prace magazynowe),
• ewentualnie: informację, czy odprowadzano składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
• podpis osoby upoważnionej i pieczęć firmy.

Takie zaświadczenie nie jest „zamiennikiem świadectwa pracy”, ale w praktyce często w pełni wystarcza dla:

• rekruterów (potwierdza doświadczenie),
• banku (historia zatrudnienia przy badaniu zdolności kredytowej),
• urzędów, gdy potrzebne są informacje o aktywności zawodowej.

Czy zleceniodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie

Tu pojawia się mniej wygodna część. Prawo wprost nie nakazuje wystawienia zaświadczenia o wykonywaniu zlecenia. Zleceniodawca może pomóc, ale formalnego obowiązku tak jak przy świadectwie pracy nie ma.

W praktyce większość poważnych firm nie robi z tego problemu, jeśli prośba jest konkretna. Najprostszy sposób to wysłanie krótkiego maila po zakończeniu współpracy, np. z propozycją treści zaświadczenia. Dla działu kadr czy księgowości to często 5 minut pracy.

Warto poprosić o zaświadczenie od razu przy rozliczeniu ostatniej umowy. Po kilku latach odzyskanie takich danych z archiwum bywa znacznie trudniejsze.

Jeżeli firma odmawia wystawienia jakiegokolwiek dokumentu, zostają „twarde” dowody: umowy, rachunki, potwierdzenia przelewów, czasem maile i grafiki zmianowe. Formalnie to wystarcza, żeby wykazać, że współpraca faktycznie miała miejsce.

Co zleceniobiorcy przysługuje z mocy prawa

Brak świadectwa pracy nie oznacza, że zleceniobiorca nie ma żadnych praw. Część z nich wynika z przepisów, część można negocjować w umowie.

Dokumenty związane z podatkami i składkami

Niezależnie od tego, czy zleceniobiorca dostanie zaświadczenie, zleceniodawca ma obowiązek przygotować inne, bardzo ważne dokumenty:

• PIT-11 – roczna informacja o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek; potrzebna do rozliczenia się z urzędem skarbowym,
• informacje przekazywane do ZUS – raporty imienne (np. RCA), które można później sprawdzić we własnym profilu PUE ZUS,
• ewentualne zaświadczenia o wynagrodzeniu do celów zasiłkowych (np. gdy przysługuje zasiłek chorobowy lub macierzyński – przy dobrowolnym chorobowym).

To są dokumenty, które wynikają z jasno określonych obowiązków publicznoprawnych. Jeśli zleceniodawca nie wystawia PIT-11 lub nie odprowadza składek, sprawa może skończyć się w ZUS lub urzędzie skarbowym – i dla firmy, i dla zleceniobiorcy.

Prawo do informacji o składkach i ubezpieczeniach

Zleceniobiorca ma prawo wiedzieć, czy i jakie składki są za niego odprowadzane. Warto to kontrolować, bo od tego zależy:

• czy zlecenie liczy się do stażu emerytalnego,
• prawo do świadczeń chorobowych (jeśli zgłoszono do ubezpieczenia chorobowego),
• ochrona w razie wypadku przy pracy (przy składce wypadkowej).

Najlepiej założyć konto w PUE ZUS i samodzielnie sprawdzać, czy firma faktycznie zgłaszała zleceniobiorcę i od jakiej podstawy wymiaru. To dużo bardziej wiarygodne niż same zapewnienia przełożonego.

Czego zleceniobiorca nie ma, a ma pracownik

Różnica między umową zlecenia a umową o pracę jest szczególnie wyraźna właśnie przy uprawnieniach pracowniczych i dokumentach.

Przy umowie zlecenia nie przysługuje z mocy prawa:

• świadczenie urlopowe ani płatny urlop wypoczynkowy (chyba że zapisano go w umowie lub regulaminie),
• ekwiwalent za niewykorzystany urlop,
• ochrona przed wypowiedzeniem jak przy umowie o pracę (okresy wypowiedzenia mogą być dowolnie ukształtowane w umowie),
• świadczenia typu odprawy pracownicze (z wyjątkiem sytuacji, gdy umowa cywilna jest faktycznie stosunkiem pracy, co wymaga dowodzenia).

Nic więc dziwnego, że nie ma też świadectwa pracy – bo w świadectwie wpisuje się m.in. wymiar urlopu, okresy nieskładkowe, wykorzystane zwolnienia itp. Przy zleceniu takich danych po prostu się nie prowadzi w tym samym standardzie.

Opcjonalnie można w umowie zlecenia wprowadzić pewne przywileje zbliżone do pracowniczych (np. płatne dni wolne, określone okresy wypowiedzenia, dodatki za pracę w nocy), ale nadal nie tworzy to automatycznie obowiązku wystawienia świadectwa pracy.

Umowa zlecenia a „ukryty” stosunek pracy

Osobny temat to sytuacje, w których umowa zlecenia jest wykorzystywana niezgodnie z prawem – zamiast umowy o pracę. Dzieje się tak, gdy w praktyce występują wszystkie klasyczne cechy etatu:

• stałe miejsce i godziny pracy,
• podporządkowanie kierownictwu (polecenia służbowe),
• wykonywanie pracy osobiście, bez możliwości delegowania,
• ciężar ryzyka po stronie pracodawcy, nie zleceniobiorcy.

W takiej sytuacji istnieje szansa uznania, że faktycznie istniał stosunek pracy, a nie typowa umowa zlecenia. Wtedy w grę wchodzi już roszczenie o wystawienie świadectwa pracy, ale to wymaga zwykle postępowania przed sądem pracy i udowodnienia rzeczywistego charakteru współpracy. Sam zapis „umowa zlecenia” na papierze nie jest jeszcze rozstrzygający.

Jeżeli „zlecenie” wyglądało jak normalna praca na etacie – z grafikiem, przełożonym, służbowymi narzędziami – warto rozważyć konsultację z prawnikiem prawa pracy. Może się okazać, że formalnie przysługuje świadectwo pracy i inne świadczenia.

Jak zadbać o dokumenty przy umowie zlecenia

Przy zleceniu wiele zależy od samego zleceniobiorcy. Nie ma działu kadr, który „z automatu” przypilnuje świadectwa pracy, ekwiwalentu za urlop i kompletu załączników. Warto wyrobić kilka prostych nawyków:

1. Przechowywanie umów i rachunków
   Kopie każdej umowy zlecenia i wystawionych rachunków powinny być zapisane w jednym miejscu – najlepiej w wersji papierowej i elektronicznej. To podstawa do udowodnienia okresu współpracy.
2. Sprawdzanie PUE ZUS
   Po kilku miesiącach pracy warto wejść na profil PUE ZUS i zobaczyć, czy widać zgłoszenie do ubezpieczeń i raporty miesięczne. Jeśli nie – lepiej wyjaśnić to od razu niż po kilku latach.
3. Prośba o zaświadczenie przy końcu współpracy
   Najsensowniej poprosić o proste zaświadczenie o wykonywaniu umowy zlecenia razem z rozliczeniem końcowym. Dla firmy to jeden dokument, dla zleceniobiorcy – spokój na przyszłość.
4. PIT-11 – nie gubić
   PIT-11 przyda się nie tylko do rozliczenia rocznego. Czasem jest dowodem wysokości zarobków przy ubieganiu się o kredyt czy świadczenia.

Czy brak świadectwa pracy szkodzi w praktyce

W większości rekrutacji pracodawcy nie wymagają świadectw pracy od razu. Częściej patrzą na CV, rozmowę i ewentualne referencje. Dopiero na etapie zawierania umowy o pracę proszą o dokumenty potwierdzające staż, żeby prawidłowo ustalić np. wymiar urlopu wypoczynkowego.

Przy wcześniejszych umowach zlecenia zwykle wystarcza:

• zaświadczenie o wykonywaniu zlecenia,
• umowy i rachunki,
• referencje od zleceniodawcy.

Większy problem może się pojawić przy zliczaniu okresów składkowych do emerytury lub przy analizie historii zatrudnienia przez bank. Ale i tu kluczowe są przede wszystkim dane z ZUS i dokumenty finansowe, a nie samo świadectwo pracy.

Podsumowując: na umowie zlecenia nie ma świadectwa pracy i nie ma sensu go oczekiwać. Zamiast tego warto pilnować umów, rachunków, PIT-11, wpisów w ZUS i zadbać o proste zaświadczenie od zleceniodawcy. To w praktyce w pełni wystarcza, żeby udowodnić doświadczenie i historię zatrudnienia – bez wplątywania się w niepotrzebne spory o dokument, którego prawo po prostu nie przewiduje dla zleceniobiorców.