Karta urlopowa to podstawowy dokument kadrowy, który służy do ewidencjonowania urlopów pracowniczych. Jest niezbędna w każdej firmie zatrudniającej pracowników na podstawie umowy o pracę. Prawidłowo wypełniona karta urlopowa stanowi oficjalny dowód wykorzystania urlopu i powinna być przechowywana w aktach osobowych pracownika przez cały okres zatrudnienia oraz przez 10 lat po jego zakończeniu.
Dokument ten musi zawierać podstawowe dane identyfikacyjne pracownika (imię, nazwisko, stanowisko), wymiar urlopu przysługującego w danym roku kalendarzowym oraz szczegółowe zestawienie wszystkich wykorzystanych dni urlopowych. Karta urlopowa powinna również uwzględniać informacje o urlopie zaległym z poprzedniego roku, urlopie na żądanie oraz ewentualnych niewykorzystanych dniach urlopu.
Zgodnie z przepisami prawa pracy, pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy, w tym również wykorzystanych urlopów. Karta urlopowa jest jednym z podstawowych narzędzi tej ewidencji. Dokument powinien być aktualizowany na bieżąco po każdym wykorzystanym urlopie i podpisywany zarówno przez pracownika, jak i osobę odpowiedzialną za kadrę lub bezpośredniego przełożonego.
Poniżej przedstawiamy darmowy szablon karty urlopowej w formacie PDF, który można pobrać, wydrukować i wykorzystać w swojej firmie. Wzór zawiera wszystkie niezbędne elementy zgodne z wymogami prawnymi i może być swobodnie dostosowany do indywidualnych potrzeb organizacji.
Dane pracownika
Wymiar urlopu
| Urlop wypoczynkowy przysługujący | ………….. dni |
| Urlop zaległy z poprzedniego roku | ………….. dni |
| Razem do wykorzystania | ………….. dni |
Ewidencja wykorzystanego urlopu
| Lp. | Okres urlopu (od – do) |
Liczba dni | Uwagi |
|---|---|---|---|
| 1. | |||
| 2. | |||
| 3. | |||
| 4. | |||
| 5. |
Podsumowanie
| Urlop wykorzystany razem | ………….. dni |
| Urlop pozostały do wykorzystania | ………….. dni |
Jak prawidłowo wypełnić kartę urlopową
Wypełnianie karty urlopowej powinno odbywać się systematycznie i rzetelnie. Na początku roku kalendarzowego należy wpisać dane pracownika oraz wymiar przysługującego urlopu wypoczynkowego. Podstawowy wymiar urlopu wynosi 20 dni dla pracowników zatrudnionych krócej niż 10 lat oraz 26 dni dla pracowników z dłuższym stażem pracy.
W sekcji dotyczącej wymiaru urlopu warto uwzględnić również urlop zaległy z poprzedniego roku, jeśli pracownik nie wykorzystał pełnego przysługującego mu wymiaru. Zgodnie z przepisami, urlop niewykorzystany powinien być udzielony do końca września następnego roku, chyba że przepisy szczególne lub porozumienie z pracownikiem stanowią inaczej.
Ewidencja wykorzystanych dni urlopowych
Każdy wykorzystany urlop należy wpisywać do tabeli ewidencyjnej na bieżąco. W kolumnie „Okres urlopu” wpisujemy datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu, w kolumnie „Liczba dni” podajemy liczbę dni roboczych urlopu, a w kolumnie „Uwagi” możemy zaznaczyć typ urlopu, np. urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, czy urlop zaległy.
Urlop na żądanie to szczególny rodzaj urlopu, który pracownik może wykorzystać w wymiarze 4 dni w roku kalendarzowym. Warto oznaczać go w karcie urlopowej, aby mieć przejrzystą ewidencję tego typu nieobecności.
Modyfikacje i dostosowanie wzoru
Przedstawiony wzór karty urlopowej można swobodnie modyfikować w zależności od potrzeb konkretnej firmy. Można dodać dodatkowe kolumny w tabeli ewidencyjnej, np. kolumnę na numer wniosku urlopowego lub kolumnę z informacją o osobie zastępującej pracownika podczas nieobecności.
Dodatkowe elementy do uwzględnienia
W przypadku większych organizacji warto rozważyć dodanie do karty urlopowej pola na nazwę działu lub komórki organizacyjnej. Pomocne może być również pole na numer PESEL pracownika, co ułatwi identyfikację dokumentu w obszernych aktach osobowych.
Jeśli firma stosuje system urlopów okolicznościowych lub innych dodatkowych dni wolnych, można rozszerzyć tabelę ewidencyjną o dodatkowe wiersze lub stworzyć osobną sekcję przeznaczoną na tego typu nieobecności. Należy jednak pamiętać, że urlopy okolicznościowe nie są urlopami wypoczynkowymi i mogą być ewidencjonowane w osobnych dokumentach.
Przechowywanie i archiwizacja kart urlopowych
Karty urlopowe stanowią część dokumentacji pracowniczej i muszą być przechowywane przez okres zatrudnienia pracownika oraz przez 10 lat po jego zakończeniu. Dokumenty te powinny być zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, zgodnie z wymogami RODO i przepisami o ochronie danych osobowych.
Warto prowadzić karty urlopowe zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Wersja elektroniczna ułatwia szybkie wyszukiwanie informacji i sporządzanie zestawień, natomiast wersja papierowa z podpisami pracownika i pracodawcy stanowi dokument o większej mocy dowodowej w przypadku ewentualnych sporów.
Kontrola i aktualizacja dokumentacji
Regularnie, najlepiej na koniec każdego miesiąca lub kwartału, warto weryfikować prawidłowość wypełnienia kart urlopowych. Pozwala to uniknąć pomyłek i zapewnia aktualność ewidencji. Szczególnie istotne jest podsumowanie na koniec roku kalendarzowego, kiedy należy przenieść niewykorzystany urlop na kolejny rok oraz założyć nowe karty urlopowe na następny okres rozliczeniowy.