Pojawia się przy rekrutacji, przetargach, koncesjach i licencjach. Zazwyczaj wymaga go ktoś inny, ale to firma ponosi ryzyko, jeśli dokument jest „za stary”. Zaświadczenie o niekaralności nie ma jednego ustawowego terminu ważności, a mimo to w praktyce obowiązują dość przewidywalne okresy akceptacji. Świadomość tych różnic pozwala uniknąć odrzucenia oferty, wadliwego powołania zarządu albo problemów przy kontroli. Poniżej uporządkowanie zasad, które realnie działają w polskim obrocie gospodarczym.

Czym jest zaświadczenie o niekaralności i kto je wydaje

W praktyce biznesowej pod pojęciem „zaświadczenie o niekaralności” kryją się dokumenty wydawane przez Krajowy Rejestr Karny (KRK), potwierdzające, że wobec danej osoby lub podmiotu nie widnieją określone skazania.

Najczęściej chodzi o:

• zaświadczenie o niekaralności osoby fizycznej – przy zatrudnianiu lub współpracy B2B,
• informację z KRK o podmiocie zbiorowym – np. spółce startującej w przetargu,
• informację o członkach organów spółki – przy powoływaniu zarządu, rady nadzorczej, prokurentów.

Zaświadczenie może być uzyskane:

• w formie papierowej w punkcie informacyjnym KRK lub sądzie,
• w formie elektronicznej – przez e-KRK, do pobrania jako plik z kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Ministerstwa Sprawiedliwości.

W obu przypadkach zawartość merytoryczna jest równoważna – różni się tylko forma i sposób weryfikacji autentyczności.

Czy zaświadczenie o niekaralności ma ustawowy termin ważności?

Prawo nie przewiduje jednego, uniwersalnego terminu ważności zaświadczenia o niekaralności. Dokument jest zawsze prawdziwy na dzień jego wydania. Od następnego dnia każda nowa informacja w KRK (np. nowe skazanie) nie będzie na nim widoczna.

Zaświadczenie z KRK nie „traci ważności” z mocy prawa po 30 dniach czy 3 miesiącach. O tym, czy jest akceptowane, decydują przepisy szczególne albo wymagania podmiotu, który je żąda.

W praktyce więc funkcjonują dwa poziomy „ważności”:

• formalny – dokument zawsze odzwierciedla stan na dzień wystawienia,
• użytkowy – przepisy lub regulaminy wyznaczają maksymalny dopuszczalny „wiek” zaświadczenia (np. nie starsze niż 3 miesiące).

Wymogi ogólne rynku pracy

Przy zwykłej rekrutacji w sektorze prywatnym termin ważności zaświadczenia o niekaralności najczęściej określa sam pracodawca albo podmiot zlecający usługę. Często pojawiają się zapisy typu:

• „zaświadczenie o niekaralności nie starsze niż 1 miesiąc”,
• „aktualne zaświadczenie z KRK” – interpretowane zazwyczaj jako do 3 miesięcy.

Jeżeli dokument jest starszy, bywa odrzucany nie dlatego, że jest nieważny, ale dlatego, że nie spełnia warunku z ogłoszenia lub procedury bezpieczeństwa. Firmy wrażliwe na ryzyko (branże finansowe, ochrona, IT z dostępem do danych wrażliwych) częściej wymagają zaświadczeń „świeżych”, nawet do 30 dni.

Sektor publiczny i zamówienia publiczne

W sektorze publicznym zasady są zwykle dokładniej opisane. W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego dokumenty z KRK podlegają ustawowo ograniczonemu okresowi akceptacji – najczęściej 6 miesięcy od dnia wystawienia (zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych i aktami wykonawczymi).

W praktyce oznacza to, że wykonawca składa:

• informację z KRK dotyczącą podmiotu zbiorowego i członków organów,
• wydaną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed złożeniem oferty lub wniosku.

Starsze zaświadczenie nie jest przyjmowane, mimo że formalnie odzwierciedlało prawdę w dniu wystawienia. Dodatkowo zamawiający może zażądać aktualizacji dokumentów, gdy postępowanie przeciąga się w czasie.

Typowe okresy akceptacji zaświadczeń w praktyce

Ponieważ brak jednej uniwersalnej daty „ważności”, warto pamiętać kilka wzorców, które realnie funkcjonują na rynku:

1. Do 1 miesiąca – dość częste przy:
• stanowiskach związanych z finansami, kasą, dostępem do danych,
• agencjach ochrony, firmach detektywistycznych, security,
• kontraktach B2B wymagających wysokiego poziomu zaufania.
2. Do 3 miesięcy – bardzo popularny standard w:
• zwykłych rekrutacjach biurowych i operacyjnych,
• procedurach compliance w większych firmach,
• części postępowań wewnętrznych (audyt, wewnętrzne due diligence).
3. Do 6 miesięcy – często wymagany przy:
• zamówieniach publicznych,
• niektórych licencjach i rejestrach regulowanych,
• długich procesach wyboru kontrahenta, gdzie dokumenty zbierane są partiami.
4. Jednorazowe użycie – zdarza się, że regulamin mówi wprost, że:
• zaświadczenie ma dotyczyć konkretnego postępowania,
• po jego zakończeniu nie jest „przenoszone” na inne procesy lub projekty.

W praktyce „bezpiecznym” okresem jest przyjęcie, że zaświadczenie o niekaralności jest traktowane jako aktualne przez 3 miesiące, chyba że przepisy lub regulamin wskazują konkretny, inny termin.

Jeżeli wymóg nie określa wieku dokumentu, przyjmuje się rozsądny standard – najczęściej do 3 miesięcy, a w relacjach z sektorem publicznym warto trzymać się granicy 6 miesięcy.

Zaświadczenie o niekaralności a różne rodzaje działalności

Okres akceptacji dokumentu silnie zależy od tego, w jakim kontekście jest używany.

Przy zwykłej działalności gospodarczej (jednoosobowa firma, mała spółka) kontrahenci często ograniczają się do oświadczeń i weryfikacji KRS/CEIDG. Zaświadczenie z KRK pojawia się raczej przy większych kontraktach, szczególnie z elementem poufności lub bezpieczeństwa.

W przypadku członków zarządu i rad nadzorczych termin „świeżości” zaświadczenia zależy od:

• postanowień umowy spółki lub statutu,
• wewnętrznych procedur compliance,
• wymogów nadzorców (np. KNF, UOKiK w określonych sytuacjach).

W sytuacjach regulowanych ustawowo, np. przy ubieganiu się o koncesje, licencje czy wpisy do rejestrów, okres akceptacji zaświadczenia wynika wprost z przepisów szczególnych. Typowy zapis to wymóg złożenia dokumentów „nie starszych niż 3 lub 6 miesięcy”. W takich przypadkach nie ma pola do własnej interpretacji – przekroczenie terminu oznacza konieczność uzyskania nowego zaświadczenia.

Forma dokumentu: papier, e-zaświadczenie, odpis z KRK

Coraz częściej pojawia się pytanie, czy „ważność” zaświadczenia zależy od tego, czy jest ono w formie papierowej, czy elektronicznej. Odpowiedź jest prosta: nie zależy. Różnice są wyłącznie techniczne.

Zaświadczenie elektroniczne z e-KRK ma status urzędowego dokumentu elektronicznego. Można je:

• przesyłać mailem,
• załączać w systemach przetargowych,
• udostępniać kontrolującym (np. audytorom) w formie pliku.

Ważność takiego dokumentu potwierdza:

• kwalifikowana pieczęć elektroniczna Ministerstwa Sprawiedliwości,
• ewentualny kod weryfikacyjny lub możliwość weryfikacji w systemie.

Przy dłuższych procedurach (np. kilkuetapowe przetargi, rozciągnięte w czasie kontrole) forma elektroniczna jest zwyczajnie wygodniejsza – łatwo ją powielać i przesyłać. Natomiast okres akceptacji co do dnia jest taki sam jak przy wersji papierowej.

Jak długo przechowywać zaświadczenie w firmie

Po stronie firmy pojawia się też pytanie o okres przechowywania zaświadczeń o niekaralności, zwłaszcza że dokumenty te dotyczą danych wrażliwych (dane o karalności to dane szczególnej kategorii w rozumieniu RODO).

Ogólna zasada: przechowywać tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, oraz do zabezpieczenia się przed ewentualnymi roszczeniami lub kontrolą.

Przykładowo:

• przy rekrutacji – najczęściej do zakończenia procesu lub zgodnie z polityką retencji (np. 6–12 miesięcy),
• przy zatrudnieniu – przez okres zatrudnienia i określony czas po jego zakończeniu (np. do przedawnienia roszczeń),
• przy przetargach – co najmniej do zakończenia postępowania i okresu, w którym możliwe są odwołania lub kontrole.

Ważne, by polityka przechowywania była spójna z RODO i udokumentowana w procedurach wewnętrznych. Nadmiernie długie trzymanie kopii zaświadczeń bez realnej potrzeby może zostać zakwestionowane przy audycie ochrony danych.

Najczęstsze błędy i praktyczne wskazówki

Ignorowanie wymaganego wieku dokumentu

Najbardziej podstawowy błąd to założenie, że „jakieś” zaświadczenie o niekaralności wystarczy. Jeżeli regulamin przetargu czy ogłoszenie rekrutacyjne wskazuje konkretny limit (np. 3 miesiące), złożenie starszego dokumentu traktowane jest jak brak wymaganego załącznika.

Z praktycznego punktu widzenia przed każdą procedurą warto:

• sprawdzić, czy termin jest określony wprost,
• założyć wewnętrznie ostrożniejszy standard (np. max 2–2,5 miesiąca przy limicie 3 miesięcy),
• uwzględnić czas potrzebny na pozyskanie nowego zaświadczenia – zwłaszcza gdy kilka osób musi je zdobyć równolegle (np. cały zarząd).

Wielokrotne używanie „historycznego” zaświadczenia

Drugi typowy problem to pokusa wykorzystywania tego samego zaświadczenia „przy każdej okazji”, dopóki formalnie nikt nie zakwestionuje jego wieku. Z perspektywy ryzyka prawnego i wizerunkowego nie jest to rozsądne, szczególnie w branżach regulowanych i przy współpracy z sektorem publicznym.

Bezpieczniejszą praktyką jest przyjęcie wewnętrznej polityki, że:

• zaświadczenia z KRK są odnawiane cyklicznie (np. co 12 miesięcy dla kluczowych stanowisk),
• dla konkretnych procesów (przetarg, koncesja) generuje się dedykowane, aktualne dokumenty.

Brak spójnej polityki wewnętrznej

Firmy często „od przypadku do przypadku” ustalają, czy wymagają zaświadczenia o niekaralności, na jakich stanowiskach i jak długo jest ono uznawane za aktualne. Powoduje to chaos i niepotrzebne napięcia z kandydatami czy pracownikami.

Bardziej dojrzałe podejście to:

• zdefiniowanie grup stanowisk, dla których wymagane jest zaświadczenie (np. dostęp do środków finansowych, danych wrażliwych, infrastruktury krytycznej),
• określenie standardowego okresu akceptacji (np. 3 miesiące) i wyjątków (np. 1 miesiąc dla szczególnie wrażliwych ról),
• opisanie tego w procedurach HR / compliance i komunikacji z kandydatami.

Takie uporządkowanie pozwala jednocześnie spełnić wymagania bezpieczeństwa, nie przesadzając z formalizmem tam, gdzie nie jest on realnie potrzebny.