Wprowadzenie systemu kaucyjnego w Polsce było jedną z największych zmian dotyczących rynku napojów i opakowań w ostatnich latach. Choć głównym celem nowych przepisów jest zwiększenie poziomu recyklingu i ograniczenie ilości odpadów trafiających do środowiska, zmiany odczuwają również przedsiębiorcy. Dotyczy to szczególnie firm, które regularnie kupują wodę i napoje dla swoich pracowników. Jeszcze do niedawna przy wyborze dostawcy najważniejsze były cena, termin realizacji zamówienia czy jakość produktu. Po wdrożeniu systemu kaucyjnego coraz większego znaczenia nabrały również kwestie organizacyjne. Dla wielu przedsiębiorstw istotne stało się nie tylko to, ile kosztuje zakup wody, ale również ile czasu i pracy wymaga późniejsze zarządzanie opakowaniami.

Na czym polega system kaucyjny?

System kaucyjny obowiązujący w Polsce obejmuje wybrane opakowania po napojach, przede wszystkim butelki PET oraz puszki oznaczone odpowiednim symbolem. Kupując taki produkt, klient płaci dodatkową kaucję (50 gr za butelki plastikowe), którą może odzyskać po zwrocie pustego opakowania do punktu zbiórki.

Dla konsumenta indywidualnego oznacza to zwykle konieczność przechowywania kilku lub kilkunastu pustych butelek. W przedsiębiorstwach skala wygląda jednak zupełnie inaczej. W wielu firmach każdego tygodnia zużywanych jest kilkaset butelek wody, co oznacza konieczność zorganizowania całego procesu ich magazynowania oraz zwrotu.

W efekcie system kaucyjny przestał być wyłącznie kwestią ochrony środowiska, a stał się również elementem wpływającym na organizację codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Jakie wyzwania pojawiły się po stronie firm?

Największym wyzwaniem okazała się logistyka. W przypadku przedsiębiorstw zamawiających wodę regularnie konieczne jest znalezienie miejsca na przechowywanie pustych opakowań do czasu ich zwrotu. W zakładach produkcyjnych, magazynach czy centrach logistycznych oznacza to zajęcie dodatkowej przestrzeni, która mogłaby zostać wykorzystana do innych celów.

Kolejnym problemem jest organizacja samego procesu zwrotu. Kto odpowiada za zebranie opakowań? Jak często należy je oddawać? W jaki sposób kontrolować rozliczenia? W większych organizacjach pojawiają się również pytania o odpowiedzialność poszczególnych oddziałów lub lokalizacji.

Choć pojedyncze zwroty nie wydają się skomplikowane, przy dużej liczbie pracowników stają się kolejnym procesem administracyjnym, który wymaga czasu i zaangażowania.

Jak firmy dostosowują się do nowych realiów?

Przedsiębiorstwa przyjęły różne strategie. Część pozostała przy dotychczasowych modelach zakupowych i wprowadziła procedury dotyczące przechowywania oraz zwrotu opakowań. Inne zdecydowały się na zmianę sposobu zaopatrywania firmy w wodę, np. da dystrybutory lub filtry do wody kranowej.

Coraz częściej analizowanym kryterium wyboru dostawcy stała się prostota całego procesu. Oprócz ceny i jakości produktu przedsiębiorcy zaczęli zwracać uwagę na to, ile dodatkowych obowiązków wiąże się z danym rozwiązaniem. Przy wyborze dostawcy coraz częściej analizowane są również kwestie logistyczne – sposób realizacji dostaw, częstotliwość zamówień, dostępność produktów czy konieczność obsługi opakowań.

Czy wszystkie firmy powinny zmieniać model zakupów?

Nie ma jednego rozwiązania odpowiedniego dla każdego przedsiębiorstwa. W niewielkim biurze zatrudniającym kilka osób system kaucyjny zwykle nie powoduje większych problemów organizacyjnych.

Sytuacja wygląda jednak inaczej w przypadku zakładów produkcyjnych, magazynów, firm budowlanych czy przedsiębiorstw posiadających wiele oddziałów. Im większa liczba pracowników i wyższe zużycie wody, tym większe znaczenie ma uproszczenie codziennych procesów.

Dlatego coraz więcej organizacji analizuje nie tylko koszt zakupu produktu, ale również całkowity koszt jego obsługi – obejmujący czas pracowników, organizację zwrotów oraz wykorzystanie przestrzeni magazynowej.

Jak ograniczyć dodatkową logistykę?

Jednym z kierunków wybieranych przez przedsiębiorstwa są rozwiązania, które pozwalają wyeliminować konieczność rozliczania opakowań objętych systemem kaucyjnym. Dzięki temu proces zamawiania i korzystania z wody wygląda podobnie jak przed wprowadzeniem nowych przepisów.

Coraz większym zainteresowaniem cieszy się więc woda bez kaucji, która pozwala ograniczyć liczbę czynności administracyjnych i uprościć organizację dostaw. Firmy wybierające taki model nie muszą planować zwrotów opakowań ani przeznaczać dodatkowego miejsca na ich magazynowanie.

Wybór dostawcy to dziś coś więcej niż cena

Zmiany związane z systemem kaucyjnym pokazują, że decyzja o wyborze dostawcy wody nie powinna opierać się wyłącznie na cenie produktu. Równie istotne stają się aspekty organizacyjne – łatwość zamawiania, przewidywalność dostaw, elastyczność współpracy oraz liczba dodatkowych obowiązków po stronie przedsiębiorstwa.

W praktyce firmy coraz częściej wybierają rozwiązania, które pozwalają ograniczyć czas poświęcany na kwestie administracyjne i skupić się na podstawowej działalności.

Podsumowanie

System kaucyjny zmienił sposób, w jaki przedsiębiorstwa organizują zakupy napojów dla pracowników. O ile dla konsumentów indywidualnych zmiany są stosunkowo niewielkie, o tyle w firmach regularnie zamawiających większe ilości wody pojawiły się nowe wyzwania związane z logistyką opakowań.

Dlatego coraz większego znaczenia nabierają rozwiązania upraszczające cały proces dostaw. W praktyce to właśnie łatwość organizacji, przewidywalność i ograniczenie dodatkowych obowiązków stają się dziś jednymi z najważniejszych kryteriów wyboru modelu zaopatrzenia firmy w wodę.