Ani kupujący, ani sprzedający nie mają „ustawowego pierwszeństwa” w umawianiu notariusza. W praktyce notariusza najczęściej umawia kupujący, bo to on zwykle koordynuje finansowanie (kredyt, przelewy, harmonogram), ale nie jest to reguła nie do złamania. Najrozsądniej traktować to jako element organizacyjny transakcji: ktoś musi wykonać telefon, zebrać dane i dopilnować dokumentów. Poniżej opisano, jak wygląda to na rynku, kto realnie trzyma stery i co zrobić, żeby nie utknąć na tydzień przed aktem.

Kto „powinien” umówić notariusza: prawo vs praktyka

Prawo nie narzuca, która strona ma umawiać kancelarię. Liczy się to, żeby strony zgodziły się na konkretną kancelarię, termin oraz zakres czynności (umowa przedwstępna, sprzedaż, poddanie się egzekucji, pełnomocnictwa, wnioski wieczystoksięgowe).

W obrocie przyjęło się, że inicjatywę przejmuje strona, która ma więcej „ruchomych elementów” do zsynchronizowania. Najczęściej jest to kupujący: bank, uruchomienie kredytu, termin ważności decyzji kredytowej, wymagania dot. wpisów do księgi wieczystej, dyspozycje wypłaty środków.

Sprzedający też bywa stroną organizującą, zwłaszcza gdy zależy mu na czasie, ma gotowe dokumenty, współpracuje z jedną kancelarią lub sprzedaje kolejne mieszkanie w tej samej inwestycji/spółdzielni. Często kancelarię proponuje pośrednik, ale decyzja powinna należeć do stron.

Notariusz nie jest „notariuszem kupującego” ani „notariuszem sprzedającego”. Notariusz działa jako osoba zaufania publicznego i ma obowiązek bezstronnie wyjaśnić skutki czynności obu stronom.

Jak to wygląda na rynku: wtórny, pierwotny, kredyt

Rynek wtórny: zwyczajowo umawia kupujący, ale sprzedający często dyktuje kalendarz

Na rynku wtórnym telefon do notariusza najczęściej wykonuje kupujący albo pośrednik działający w imieniu kupującego. Powód jest prosty: kupujący zbiera wymagania banku, pilnuje dat (promesa, decyzja kredytowa, termin uruchomienia) i chce mieć kontrolę nad treścią aktu pod kątem zabezpieczeń.

Jednocześnie to sprzedający bywa „wąskim gardłem” terminowym. Gdy sprzedający kupuje kolejną nieruchomość, musi zsynchronizować dwie transakcje albo przeprowadzkę. Zdarza się też, że sprzedający ma pełnomocnika, jest za granicą lub potrzebuje czasu na zgromadzenie dokumentów (np. zaświadczenie ze spółdzielni, zaświadczenie o braku osób zameldowanych, dokumenty spadkowe).

W praktyce działa to tak: jedna strona proponuje kancelarię i 2–3 terminy, druga zatwierdza lub zgłasza uwagi. Jeśli pojawia się kredyt, terminy potrafią się „rozjechać” i wtedy rola kupującego rośnie — banki lubią konkretne daty i komplet dokumentów, bez których nie puszczą przelewu.

Najmniej konfliktów jest wtedy, gdy od razu uzgadnia się: kto kontaktuje się z kancelarią, kto dosyła dokumenty, kto akceptuje projekt aktu oraz kiedy najpóźniej trzeba zamknąć listę braków. Bez tego łatwo wpaść w klasyczny scenariusz: tydzień przed aktem okazuje się, że brakuje jednego zaświadczenia, a notariusz nie chce ryzykować wpisów do księgi.

Rynek pierwotny: deweloper wskazuje kancelarię, ale nie zawsze musi to być jedyna opcja

Na rynku pierwotnym najczęściej to deweloper lub jego dział sprzedaży „prowadzi” proces i proponuje współpracującą kancelarię. Dla dewelopera to wygodne: powtarzalne wzory, sprawdzony obieg dokumentów, krótsze terminy w sezonie i mniej pytań od klientów.

W praktyce kupujący dostaje gotową ścieżkę: rezerwacja, umowa deweloperska, aneksy, przeniesienie własności. Kancelaria jest „z góry”, terminy podawane są w okienkach, a dokumenty krążą według procedury inwestycji. To nie znaczy, że kupujący jest bez głosu, ale trzeba mieć świadomość przewagi organizacyjnej dewelopera.

Co do zasady strony mogą próbować uzgodnić inną kancelarię, jednak realnie bywa to trudne, bo deweloper nie zawsze chce zmieniać proces. Warto wtedy rozdzielić dwie rzeczy: wybór kancelarii i kontrolę treści. Nawet jeśli kancelaria jest „deweloperska”, kupujący powinien dostać projekt aktu z wyprzedzeniem i mieć czas na konsultację.

Gdy w transakcji jest kredyt, rośnie znaczenie terminów i wpisów do księgi wieczystej. Bank może wymagać konkretnych zapisów (np. o poddaniu się egzekucji, sposobie zapłaty, warunkach wydania lokalu). Wtedy organizacja często i tak przechodzi na stronę kupującego, bo to on „spina” bank z kancelarią.

Koszty notarialne a pytanie „kto wybiera”: nie mylić z „kto płaci”

To, kto umawia notariusza, nie musi mieć związku z tym, kto ponosi koszty. Na rynku funkcjonuje mocny zwyczaj, że koszty aktu notarialnego przy sprzedaży ponosi kupujący (także wypisy, opłaty sądowe za wpisy w księdze wieczystej, podatek PCC na rynku wtórnym). Ale zwyczaj to nie przepis — strony mogą ustalić inaczej w umowie.

W praktyce płaci ten, komu bardziej zależy na szybkim domknięciu i kto ma większą siłę negocjacyjną. Przy dużym popycie sprzedający rzadko dokłada się do kosztów. Przy trudniejszej sprzedaży sprzedający czasem bierze na siebie część opłat (np. za zaświadczenia lub jeden wypis więcej), żeby ułatwić transakcję.

Warto oddzielić też kwestię wynagrodzenia notariusza (taksa notarialna) od kosztów „przechodzących” przez kancelarię: opłat sądowych i podatków. Notariusz zwykle pobiera wszystko przy podpisaniu i rozlicza dalej, więc dla stron wygląda to jak „jedna faktura/rachunek”, ale w środku są różne pozycje.

Uzgodnienie kancelarii dobrze zamknąć w umowie przedwstępnej: wpisanie konkretnego notariusza, miasta oraz zasady „kto umawia i do kiedy”, potrafi oszczędzić dużo nerwów.

Ustalanie kancelarii i terminu: jak to zrobić, żeby nie wracać do tematu 10 razy

Wybór notariusza: kryteria sensowne, a nie „bo najbliżej”

Notariusz ma być sprawny organizacyjnie, komunikatywny i przewidywalny w kwestii dokumentów. Odległość od miejsca zamieszkania ma mniejsze znaczenie niż to, czy kancelaria potrafi szybko przygotować projekt, zebrać dane i odpowiedzieć na konkretne pytania (np. o sposób zapłaty, depozyt notarialny, pełnomocnictwa, wpis roszczenia w KW).

W praktyce liczą się: dostępność terminów (szczególnie w końcówkach miesięcy), jasna lista wymaganych dokumentów i szybkie potwierdzenie kosztów. Dobra kancelaria od razu podaje, co musi dostać i w jakim terminie, a nie „zobaczymy jak przyjdą papiery”.

Przy kredycie ważna jest też gotowość kancelarii do pracy na dokumentach bankowych i do obsługi przelewów w sposób akceptowany przez bank (czasem w grę wchodzi depozyt notarialny, czasem przelew bezpośrednio na rachunek sprzedającego po spełnieniu warunków).

Jeśli jedna strona forsuje „swojego” notariusza, sensowne jest proste zabezpieczenie: żądanie projektu aktu z wyprzedzeniem oraz zgoda, że w razie błędów/niejasności projekt będzie korygowany bez przepychanek. To zwykle wystarcza, bo notariusz i tak odpowiada za prawidłową treść czynności.

Umawianie terminu: co kancelaria potrzebuje na start i kiedy robi się problem

Żeby w ogóle zarezerwować termin, kancelaria zwykle prosi o podstawowe dane stron i nieruchomości. Brzmi banalnie, ale tu najczęściej powstają opóźnienia: literówki w numerach PESEL, nieaktualne adresy, brak informacji o ustroju majątkowym małżeńskim, niejasna podstawa nabycia u sprzedającego (kupno/darowizna/spadek).

Drugi punkt zapalny to dokumenty „z zewnątrz”: zaświadczenia ze spółdzielni/wspólnoty, zaświadczenie o niezaleganiu z podatkiem od nieruchomości (gdy wymagane), dokumenty do wykreślenia hipoteki, promesa banku, zgoda wierzyciela. Bez tego notariusz często przygotuje projekt, ale będzie blokował podpisanie — i słusznie, bo wpisy w księdze wieczystej muszą się spinać.

W praktyce działa zasada: im szybciej kancelaria dostanie komplet, tym mniejsze ryzyko przekładania. „Komplet” oznacza też dokumenty finansowe: kto, kiedy i jak płaci, czy pieniądze idą w transzach, czy część ceny jest zatrzymana do czasu opuszczenia lokalu, czy będzie protokół zdawczo-odbiorczy.

Warto pilnować jednego: projekt aktu powinien trafić do stron nie w przeddzień, tylko sensownie wcześniej. Rozsądne minimum to kilka dni roboczych, a przy kredycie i skomplikowanej sytuacji prawnej — nawet 7–14 dni. To nie jest fanaberia; to jest jedyny sposób, by wyłapać rozbieżności w danych i uniknąć nerwowej korekty „na kolanie” w kancelarii.

Co, jeśli strony nie mogą się dogadać co do notariusza

Najczęstszy konflikt wygląda tak: sprzedający chce „swojego” notariusza w małej kancelarii, kupujący woli większą kancelarię albo notariusza w mieście, gdzie jest bank i doradca kredytowy. Zwykle nie chodzi o samą osobę notariusza, tylko o dostępność terminów i przewidywalność dokumentów.

Najprościej rozwiązuje to zasada kompromisu: wybór kancelarii w miejscu położenia nieruchomości albo w miejscu dogodnym dla obu stron, z terminem dopasowanym do banku. Jeśli w grę wchodzi pośrednik, warto, żeby to on zebrał od obu stron 2–3 propozycje kancelarii i terminów, zamiast przerzucać odpowiedzialność.

Gdy jest podpisana umowa przedwstępna z zapisem o kancelarii/terminie, sprawa jest prostsza: trzyma się ustaleń, a zmiana wymaga zgody obu stron (albo wystąpienia obiektywnej przeszkody, np. brak terminów). Jeśli zapisu nie ma, warto go dołożyć choćby aneksem lub mailowym potwierdzeniem ustaleń — żeby nie było „nic nie było ustalone”.

Szybka checklista: kto co robi przed aktem (żeby notariusz nie odsyłał z kwitkiem)

• Ustalenie kancelarii i terminu: jedna strona proponuje, druga akceptuje na piśmie (mail/SMS); od razu pada informacja, kto kontaktuje się z kancelarią.
• Dane i dokumenty: obie strony wysyłają skany/zdjęcia dokumentów zgodnie z listą kancelarii; bez zgadywania „czy to potrzebne”.
• Finanse: uzgodniony sposób zapłaty (przelew, depozyt, kredyt), terminy, warunki wydania lokalu, ewentualne zatrzymanie części ceny.
• Projekt aktu: strony dostają projekt z wyprzedzeniem, zgłaszają uwagi, kancelaria potwierdza finalną wersję i koszty.

W praktyce najlepiej działa prosty podział: ten, kto umawia notariusza, nie „ciągnie” całej transakcji sam. Druga strona ma obowiązek szybko dostarczać dane i reagować na pytania kancelarii. Gdy jedna osoba jest szybka, a druga odkłada tematy „na jutro”, termin i tak się rozsypie.

Jeśli ma się wydarzyć tylko jedna rzecz po przeczytaniu tego tekstu, to ta: ustalić z góry, kto dzwoni do kancelarii i do kiedy komplet dokumentów ma być u notariusza. Reszta to już technikalia.