Po wdrożeniu KSeF coraz więcej problemów nie dotyczy już samych faktur, ale dostępu do danych i nadawania uprawnień pracownikom. W wielu firmach chaos organizacyjny wokół certyfikatów, tokenów i dostępów zaczyna być większym zagrożeniem niż sam system e-faktur.

KSeF ujawnił słabe punkty w zarządzaniu dostępami

W tradycyjnym modelu faktury często trafiały po prostu na maila księgowości lub do konkretnego pracownika. KSeF całkowicie zmienił ten mechanizm. Dziś dostęp do dokumentów zależy od poprawnie nadanych uprawnień, tokenów oraz konfiguracji systemów. W praktyce wiele firm wdrażało nowe rozwiązania bardzo szybko, bez przygotowania procedur bezpieczeństwa. Eksperci wskazują, że jednym z największych problemów po starcie systemu okazało się właśnie niekontrolowane zarządzanie dostępami do faktur. W części przedsiębiorstw tokeny były generowane bez ograniczeń, a dostępów nie odbierano byłym pracownikom. To oznacza realne ryzyko nieautoryzowanego dostępu do danych finansowych firmy.

Token, certyfikat i uprawnienia – przedsiębiorcy często to mylą

Jednym z częstszych problemów jest brak zrozumienia różnicy między certyfikatem a tokenem. W praktyce przedsiębiorcy traktują je jako to samo, mimo że pełnią zupełnie inne funkcje. Certyfikat odpowiada za uwierzytelnienie użytkownika lub systemu, natomiast token działa w zakresie uprawnień osoby, która go wygenerowała. Błędna konfiguracja powoduje problemy z dostępem do dokumentów, integracją programów księgowych oraz autoryzacją faktur. Firmy często dowiadują się o problemie dopiero wtedy, gdy księgowość traci dostęp do części dokumentów albo system odrzuca połączenie. W praktyce oznacza to dodatkową pracę administracyjną i ryzyko opóźnień w rozliczeniach. Coraz więcej przedsiębiorców zaczyna rozumieć, że wdrożenie KSeF to również konieczność uporządkowania kwestii związanych z bezpieczeństwem danych.

Byli pracownicy nadal mają dostęp do faktur

To jeden z najbardziej niedocenianych problemów po wdrożeniu KSeF. W wielu firmach po zakończeniu współpracy z pracownikiem lub biurem zewnętrznym nie cofnięto wcześniej nadanych uprawnień. Eksperci zwracają uwagę, że część przedsiębiorców nie prowadzi nawet rejestru osób posiadających dostęp do systemu. W praktyce oznacza to, że były pracownik może nadal mieć możliwość przeglądania dokumentów finansowych firmy lub generowania działań w systemie. Problem dotyczy szczególnie przedsiębiorstw, które wdrażały KSeF szybko i bez wewnętrznych procedur kontroli dostępu. Coraz częściej pojawia się więc temat regularnego audytu uprawnień oraz ograniczania dostępu wyłącznie do konkretnych funkcji i działów. Dla wielu firm będzie to jeden z najważniejszych elementów bezpieczeństwa finansowego w najbliższych miesiącach.

Problemy z autoryzacją blokują pracę księgowości

Biura rachunkowe częściej zgłaszają problemy związane z wygasłymi certyfikatami, błędnymi tokenami lub utratą autoryzacji systemów. Część firm nie zdaje sobie sprawy, że token wygenerowany wcześniej może przestać działać po zmianach systemowych lub konfiguracji środowiska. W praktyce oznacza to brak dostępu do dokumentów i konieczność ręcznego przywracania połączeń z KSeF. Problem staje się szczególnie poważny pod koniec miesiąca, gdy firmy przygotowują rozliczenia VAT i zamknięcia okresów księgowych. W wielu przedsiębiorstwach księgowość musi dodatkowo monitorować poprawność synchronizacji dokumentów między KSeF a programami handlowymi. Dobrze prowadzona obsługa kadrowo-płacowa i finansowa zaczyna dziś obejmować nie tylko rozliczenia, ale również kontrolę poprawności integracji systemowych.

Firmy nie mają procedur bezpieczeństwa dla KSeF

Wdrożenie systemu e-faktur pokazało, że wiele przedsiębiorstw nie posiada podstawowych procedur związanych z bezpieczeństwem danych finansowych. Często jedna osoba posiada pełny dostęp do wszystkich funkcji, a hasła i tokeny są przekazywane między pracownikami bez żadnej kontroli. W części firm dostęp do KSeF nadal jest przypisany do prywatnych urządzeń lub prywatnych skrzynek mailowych. Tymczasem system zawiera dane dotyczące kontrahentów, wartości sprzedaży, płatności oraz szczegółów rozliczeń podatkowych. Eksperci coraz częściej podkreślają, że ryzyko związane z KSeF dotyczy dziś bardziej organizacji procesów niż samej technologii. W praktyce nawet dobrze działający system nie zabezpieczy firmy przed błędami wynikającymi z braku procedur i nadzoru nad dostępami.

KSeF zmienia rolę księgowości w firmie

Jeszcze kilka lat temu księgowość kojarzyła się głównie z rozliczeniami i archiwizacją dokumentów. Dziś coraz częściej odpowiada również za kontrolę obiegu danych, bezpieczeństwo dostępów oraz nadzór nad poprawnością integracji systemowych. KSeF sprawił, że księgowość dla firm stała się elementem codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa, a nie wyłącznie działem rozliczającym dokumenty po zakończeniu miesiąca. Firmy, które nie uporządkują kwestii związanych z uprawnieniami i bezpieczeństwem, mogą w przyszłości mierzyć się nie tylko z błędami księgowymi, ale również z problemami organizacyjnymi i ryzykiem wycieku danych. Coraz więcej przedsiębiorców zaczyna więc traktować wdrożenie KSeF jako proces wymagający stałego nadzoru, a nie jednorazowej konfiguracji programu.