Nota korygująca to dokument, który często budzi wątpliwości wśród przedsiębiorców. Kiedy należy ją wystawić? Co można w niej skorygować? Jak prawidłowo ją wypełnić? W tym artykule wyjaśnimy wszystkie najważniejsze kwestie związane z notą korygującą, aby ułatwić Ci prawidłowe stosowanie tego dokumentu w codziennej praktyce biznesowej.

Czym jest nota korygująca i kiedy ją stosować?

Nota korygująca to dokument księgowy, który służy do poprawiania błędów formalnych w otrzymanych fakturach. Podstawą prawną dla stosowania not korygujących jest ustawa o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur.

Nota korygująca to dokument wystawiany przez nabywcę towaru lub usługi w celu skorygowania pomyłek w otrzymanej fakturze, które nie dotyczą kwot podatku, cen ani wartości sprzedaży.

Warto podkreślić, że notę korygującą wystawia odbiorca faktury (nabywca towaru lub usługi), a nie jej wystawca. Jest to kluczowa różnica w porównaniu do faktury korygującej, którą zawsze wystawia sprzedawca.

Notę korygującą stosujemy wyłącznie do poprawy błędów formalnych, takich jak:

• Błędy w nazwach lub adresach stron transakcji
• Pomyłki w numerach identyfikacyjnych (NIP, REGON)
• Błędy w datach wystawienia faktury
• Nieprawidłowe numery rejestracyjne pojazdów
• Błędy w numerach umów lub zamówień
• Inne pomyłki formalne niezwiązane z kwotami

Notą korygującą nie można poprawiać błędów merytorycznych, takich jak nieprawidłowe ceny, stawki VAT, ilości towarów czy wartości sprzedaży. Do tego służy wyłącznie faktura korygująca.

Elementy obowiązkowe noty korygującej

Zgodnie z przepisami, prawidłowo wypełniona nota korygująca powinna zawierać następujące elementy:

• Wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”
• Numer kolejny noty
• Data wystawienia noty korygującej
• Dane identyfikacyjne nabywcy (wystawcy noty)
• Dane identyfikacyjne sprzedawcy (wystawcy faktury)
• Numer faktury, której dotyczy nota korygująca
• Data wystawienia faktury, której dotyczy nota
• Wskazanie treści korygowanej informacji na fakturze
• Treść prawidłowa po korekcie
• Podpis wystawcy noty korygującej

Warto pamiętać, że nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. Może ona mieć formę podpisu na dokumencie lub potwierdzenia w inny sposób (np. mailowo). Bez tej akceptacji, nota nie spełnia swojej funkcji prawnej.

Jak prawidłowo wypełnić notę korygującą – krok po kroku

Proces wypełniania noty korygującej jest stosunkowo prosty, ale wymaga dokładności. Oto jak zrobić to poprawnie:

Krok 1: Przygotowanie dokumentu

Możesz skorzystać z gotowego wzoru noty korygującej dostępnego online, w programie księgowym lub przygotować własny dokument w Wordzie czy Excelu. Najważniejsze jest, aby zawierał wszystkie wymagane elementy wymienione w poprzedniej sekcji. Wiele programów księgowych oferuje gotowe szablony, które automatycznie uzupełniają część danych.

Krok 2: Wypełnienie nagłówka

W górnej części dokumentu umieść tytuł „NOTA KORYGUJĄCA” oraz nadaj jej numer kolejny (zgodnie z Twoją wewnętrzną numeracją). Wpisz również datę wystawienia noty. Pamiętaj, że numeracja powinna być ciągła i chronologiczna w obrębie roku podatkowego.

Krok 3: Dane stron

Wprowadź kompletne dane nabywcy (wystawcy noty) oraz sprzedawcy (wystawcy faktury), w tym:

• Pełne nazwy firm
• Adresy
• Numery NIP

Krok 4: Dane faktury korygowanej

Wpisz numer i datę wystawienia faktury, której dotyczy korekta. Te informacje są kluczowe dla prawidłowej identyfikacji dokumentu i powiązania noty z odpowiednią fakturą w systemie księgowym.

Krok 5: Wskazanie błędów i poprawek

W tej części należy precyzyjnie wskazać:

• Treść błędna – dokładnie tak, jak widnieje na fakturze
• Treść prawidłowa – jak powinna brzmieć po korekcie

Możesz to zrobić w formie tabeli z dwoma kolumnami: „Jest” i „Powinno być”. Taki układ znacznie ułatwia odczytanie wprowadzanych zmian zarówno dla Ciebie, jak i dla wystawcy faktury.

Krok 6: Podpisy

Na koniec dokument powinien zostać podpisany przez wystawcę noty (nabywcę). Należy również pozostawić miejsce na podpis wystawcy faktury, który potwierdzi akceptację wprowadzonych zmian. W przypadku dokumentów elektronicznych, akceptacja może być wyrażona poprzez e-mail lub inny sposób komunikacji elektronicznej, który pozwala na jednoznaczne potwierdzenie.

Praktyczne przykłady zastosowania noty korygującej

Dla lepszego zrozumienia, kiedy i jak stosować notę korygującą, przedstawiamy kilka typowych sytuacji:

Przykład 1: Błąd w nazwie firmy

Otrzymałeś fakturę, na której nazwa Twojej firmy brzmi „ABC Sp. z.o.o.” zamiast prawidłowej „ABC Sp. z o.o.”. W nocie korygującej wskazujesz ten błąd i podajesz poprawną nazwę. Choć wydaje się to drobnostką, prawidłowa nazwa firmy ma znaczenie prawne i podatkowe.

Przykład 2: Nieprawidłowy adres

Na fakturze widnieje stary adres Twojej firmy. W nocie korygującej wskazujesz błędny adres i podajesz aktualny, prawidłowy. Jest to szczególnie ważne, jeśli zmieniłeś siedzibę firmy i chcesz mieć poprawną dokumentację finansową.

Przykład 3: Błędny numer NIP

Sprzedawca pomylił jedną cyfrę w Twoim numerze NIP. W nocie korygującej wskazujesz błędny numer i podajesz prawidłowy. Poprawny NIP jest kluczowy dla prawidłowych rozliczeń podatkowych i identyfikacji podmiotu gospodarczego.

Pamiętaj: Jeśli błąd dotyczy wartości sprzedaży, ilości towarów, stawki VAT lub kwoty podatku, nie możesz zastosować noty korygującej. W takim przypadku należy poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury korygującej.

Nota korygująca a faktura korygująca – kluczowe różnice

Wielu przedsiębiorców myli notę korygującą z fakturą korygującą. Oto najważniejsze różnice między tymi dokumentami:

• Wystawca: Notę korygującą wystawia nabywca (odbiorca faktury), a fakturę korygującą – sprzedawca (wystawca faktury)
• Zakres korygowanych błędów: Nota koryguje tylko błędy formalne, faktura korygująca – błędy merytoryczne (ceny, kwoty, ilości)
• Wpływ na rozliczenia podatkowe: Nota korygująca nie zmienia wartości transakcji ani kwot podatku, faktura korygująca może zmieniać te wartości
• Akceptacja: Nota wymaga akceptacji sprzedawcy, faktura korygująca – nie

Prawidłowe stosowanie noty korygującej może znacznie uprościć proces korygowania drobnych błędów formalnych w dokumentacji księgowej. Dzięki temu narzędziu nie trzeba angażować sprzedawcy do wystawiania faktury korygującej, gdy błąd dotyczy jedynie kwestii formalnych, nieistotnych z punktu widzenia rozliczeń podatkowych.

Pamiętaj, że poprawnie wystawiona i zaakceptowana nota korygująca stanowi integralną część faktury, której dotyczy, i powinna być przechowywana wraz z nią przez wymagany przepisami okres (obecnie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

Stosowanie not korygujących to nie tylko wymóg formalny, ale także wyraz profesjonalizmu i dbałości o poprawność dokumentacji biznesowej. Prawidłowo wystawiona nota korygująca zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi i ułatwia prowadzenie przejrzystej księgowości.