Organizacja wydarzenia w plenerze ma jedną dużą zaletę – daje ogromną przestrzeń. Można zbudować strefę gastronomiczną, miejsce dla sponsorów, punkt rejestracji, scenę, chillout albo zaplecze techniczne. Problem w tym, że ta sama przestrzeń jest też w pełni zależna od pogody. Latem najczęściej myśli się o słońcu i wysokiej temperaturze. W praktyce równie kłopotliwy może być nagły deszcz, silniejszy wiatr albo burza, która pojawia się szybciej, niż wynikało z porannej prognozy. Dlatego zabezpieczenie eventu nie powinno zaczynać się w dniu wydarzenia. Trzeba zaplanować je wcześniej.
Dlaczego pogoda potrafi zepsuć dobrze przygotowany event?
W dniu wydarzenia największy wpływ na komfort uczestników często mają proste rzeczy, jak cień, dostęp do wody i miejsce, w którym można na chwilę odpocząć od słońca. Przy wysokiej temperaturze kolejka do rejestracji szybko robi się uciążliwa, obsługa pracuje w trudniejszych warunkach, a sprzęt i materiały promocyjne mogą się nagrzewać albo przewracać przy mocniejszym podmuchu wiatru. Dlatego zadaszenie najważniejszych punktów warto zaplanować jeszcze przed rozstawieniem całej strefy eventowej.
Podobnie działa nagła zmiana pogody. Krótki deszcz jednak nie musi od razu oznaczać końca wydarzenia, ale bez zadaszenia szybko robi się chaos. Wystawcy przykrywają produkty, uczestnicy chowają się pod drzewami, a organizator próbuje ratować sytuację na bieżąco.
Dlatego przy wydarzeniu plenerowym warto z góry odpowiedzieć sobie na kilka prostych pytań:
- gdzie uczestnicy schowają się przed słońcem?
- gdzie przeniesie się obsługa, jeśli zacznie padać?
- czy punkt informacyjny, gastronomia i rejestracja są zabezpieczone?
- czy konstrukcje są odpowiednio obciążone lub zakotwione?
- kto podejmuje decyzję, gdy pogoda zaczyna się psuć?
Strefy cienia i schronienia powinny być zaplanowane od początku
Najczęstszy błąd to traktowanie zadaszenia jako czegoś, co jakoś się dostawi. Tymczasem cień i schronienie wpływają na przepływ ludzi, komfort obsługi i sposób korzystania z całej przestrzeni.
Zadaszenie warto przewidzieć zwłaszcza w kilku miejscach:
- przy wejściu i rejestracji,
- w punkcie informacyjnym,
- przy stanowiskach gastronomicznych,
- w strefie odpoczynku,
- przy punkcie medycznym,
- w zapleczu dla organizatorów,
- przy stoiskach sponsorów i partnerów.
Dobrze sprawdzają się tu namioty ekspresowe, bo można je szybko rozstawić, łatwo przenieść w inne miejsce i dopasować do różnych funkcji. Jeden namiot może pełnić rolę punktu sprzedaży, drugi biura zawodów, a kolejny miejsca, w którym obsługa ma chwilę odpoczynku od słońca.
Przy mniejszych wydarzeniach wystarczy kilka przemyślanych punktów cienia. Przy większych lepiej zaplanować całą siatkę takich miejsc, żeby uczestnicy nie gromadzili się tylko w jednym obszarze.
Namioty reklamowe z własnym nadrukiem
Na evencie plenerowym namiot nie musi być tylko dachem, ale może też porządkować przestrzeń i od razu pokazywać, co znajduje się w danym miejscu. Właśnie dlatego dobrze sprawdzają się namioty reklamowe z własnym nadrukiem.
Nadruk na dachu, falbanach lub ścianach pozwala oznaczyć punkt rejestracji, stanowisko partnera, stoisko sprzedażowe albo strefę informacyjną. Uczestnik z daleka widzi, gdzie ma podejść, a organizator nie musi wszystkiego tłumaczyć dodatkowymi tabliczkami.
To przydatne szczególnie podczas:
- dni miasta,
- pikników firmowych,
- zawodów sportowych,
- festynów,
- targów plenerowych,
- wydarzeń gastronomicznych,
- akcji promocyjnych w terenie.
Warto zadbać o prosty projekt. Duże logo, czytelny napis i kontrastowe kolory będą działały lepiej niż przeładowana grafika. Namiot ma być widoczny z kilku lub kilkunastu metrów, często w tłumie, przy ruchu ludzi i zmiennym świetle.
Dobrze, gdy namiot pasuje też do reszty wyposażenia: flag, lad, leżaków, puf czy ścianek. Dzięki temu stoisko wygląda spójnie, ale nadal pełni swoją podstawową funkcję: chroni ludzi, sprzęt i materiały przed pogodą.
Jak przygotować event na upał?
Upał potrafi być bardziej męczący niż krótki deszcz. Szczególnie wtedy, gdy wydarzenie trwa kilka godzin, a obsługa od rana pracuje na pełnym słońcu.
Podstawą jest cień. Punkt rejestracji, sprzedaży czy obsługi nie powinien stać w miejscu, w którym przez cały dzień nie ma żadnej ochrony. Jeżeli nie da się wykorzystać naturalnego zacienienia, trzeba je stworzyć. Namioty, parasole i inne zadaszenia powinny być ustawione tam, gdzie ludzie faktycznie będą przebywać, a nie tylko tam, gdzie ładnie wyglądają na planie.
Druga rzecz to woda. Powinna być dostępna nie tylko dla uczestników, ale też dla obsługi, ochrony, wolontariuszy i wystawców. Warto też pomyśleć o miejscu, w którym pracownicy mogą usiąść na chwilę poza pełnym słońcem.
Przy wysokich temperaturach dobrze sprawdza się też krótsza i prostsza komunikacja. Oznaczenia powinny być widoczne, kolejki możliwie krótkie, a najważniejsze punkty łatwe do znalezienia. Gdy jest gorąco, ludzie szybciej się irytują i mniej chętnie szukają informacji.
Trzeba też pamiętać o sprzęcie. Elektronika, terminale płatnicze, materiały drukowane, próbki produktów czy ekspozytory nie powinny przez wiele godzin leżeć w pełnym słońcu. Zadaszenie chroni nie tylko uczestników, ale też rzeczy, które są potrzebne do działania wydarzenia.
Co zrobić, gdy pogoda na evencie nagle się zmieni?
Dobry plan awaryjny musi być jasny. Organizator powinien wiedzieć, które strefy są najważniejsze i co dzieje się z nimi w pierwszej kolejności.
Najczęściej trzeba zabezpieczyć:
- ludzi,
- sprzęt elektryczny,
- stanowiska sprzedażowe,
- dokumenty i materiały organizacyjne,
- produkty wystawców,
- dojścia i ciągi komunikacyjne.
Jeżeli na miejscu są namioty, trzeba wcześniej zadbać o ich prawidłowe ustawienie, obciążenie lub kotwienie. To ważne nie tylko przy deszczu, ale też przy wietrze. Namiot bez odpowiedniego zabezpieczenia może stać się problemem zamiast rozwiązaniem.
Przed wydarzeniem warto przejść po terenie i sprawdzić kilka rzeczy: rodzaj podłoża, kierunek dojścia uczestników, miejsca narażone na wiatr, możliwość odpływu wody po deszczu i dostęp dla obsługi technicznej.
Zabezpiecz swój event z produktami ze sklepu MITKO
Zapraszamy do sklepu internetowego firmy MITKO, w którym znajdziesz wyposażenie przydatne podczas organizacji wydarzeń plenerowych.
Dostępne są tam m.in. namioty ekspresowe, akcesoria do stabilnego mocowania, flagi, leżaki i pufy. To praktyczne rozwiązania, które pomagają zadbać o cień, wygodę uczestników i czytelne oznaczenie najważniejszych stref eventu.