Tradycyjny podpis zajmuje kilka sekund, ale doprowadzenie dokumentu do tego momentu może trwać kilka dni. Trzeba przygotować właściwą wersję, przesłać ją do akceptacji, wydrukować, przekazać odpowiednim osobom, zebrać podpisy, zeskanować dokument i odłożyć oryginał do archiwum.
Elektroniczny proces eliminuje wiele z tych czynności. Największa oszczędność pojawia się jednak nie tam, gdzie dokumentów jest najwięcej, lecz tam, gdzie długo czekają na podpis, przechodzą między kilkoma osobami albo często wracają do poprawy.
Sam podpis to tylko jeden etap procesu
Przeniesienie podpisu do środowiska cyfrowego nie rozwiąże problemu, jeśli wcześniej dokument nadal krąży w załącznikach, a po podpisaniu trzeba ręcznie zapisać go w odpowiednim folderze. W takim modelu papier znika, ale chaos organizacyjny pozostaje.
Pełny proces powinien obejmować przygotowanie dokumentu, kontrolę jego wersji, akceptację merytoryczną, wskazanie podpisujących, wysyłkę powiadomień oraz automatyczne zapisanie finalnego pliku. Dzięki temu pracownik nie musi sprawdzać kilku skrzynek i ustalać, kto aktualnie posiada dokument.
Przenosząc obieg do środowiska cyfrowego, warto objąć nim także podpisywanie elektroniczne dokumentów. Największy efekt daje połączenie podpisu z uporządkowaną ścieżką akceptacji, kontrolą uprawnień i centralnym repozytorium, w którym po zakończeniu procesu trafia właściwa wersja pliku.
W sprzedaży oszczędność widać w długości cyklu
Sprzedaż jest obszarem, w którym czas oczekiwania na podpis może bezpośrednio opóźniać rozpoczęcie współpracy. Umowa przechodzi przez handlowca, przełożonego, dział prawny i osobę uprawnioną do reprezentowania firmy. Następnie podobną ścieżkę realizuje klient.
Elektroniczny obieg pozwala z góry ustawić kolejność akceptacji i podpisów. Gdy jedna osoba zakończy swoje zadanie, kolejna automatycznie otrzymuje dokument. System może również przypominać o oczekującym podpisie, bez konieczności ręcznego wysyłania wiadomości przez handlowca.
Największe korzyści pojawiają się przy:
- umowach i aneksach,
- porozumieniach o poufności,
- zamówieniach i formularzach współpracy,
- pełnomocnictwach,
- protokołach odbioru,
- dokumentach wymagających podpisów osób z różnych lokalizacji.
Handlowiec widzi status procesu i może szybciej reagować, gdy dokument zatrzyma się po jednej ze stron. Mniej czasu poświęca na działania administracyjne, a więcej na prowadzenie rozmów z klientem.
W HR liczy się powtarzalność i skala
Dział HR obsługuje dokumenty przez cały okres współpracy z pracownikiem — od rekrutacji i zatrudnienia po zmiany warunków, wnioski, oświadczenia oraz zakończenie współpracy. Nawet niewielka liczba ręcznych czynności staje się dużym obciążeniem, gdy trzeba powtarzać je dla dziesiątek lub setek osób.
Cyfrowy proces pozwala przygotować dokument z szablonu, skierować go do właściwych osób i monitorować termin realizacji. Jest to szczególnie przydatne przy onboardingu, gdy kilka dokumentów powinno zostać zaakceptowanych przed rozpoczęciem pracy.
HR może szybciej zauważyć oszczędność czasu w procesach obejmujących:
- umowy i aneksy,
- oświadczenia pracownicze,
- dokumenty związane z pracą zdalną,
- potwierdzenia zapoznania się z procedurami,
- wnioski wymagające akceptacji przełożonego,
- dokumentację przekazywaną pracownikom w różnych lokalizacjach.
Nie wszystkie dokumenty wymagają jednak tego samego rodzaju podpisu ani identycznej formy przechowywania. Przed wdrożeniem należy ustalić wymagania prawne dla każdej grupy dokumentów oraz zasady ich włączania do dokumentacji pracowniczej.
W administracji korzyść daje uporządkowanie odpowiedzialności
W administracji dokument często nie opuszcza organizacji, ale przechodzi przez wiele stanowisk. Wniosek zakupowy może wymagać potwierdzenia budżetu, akceptacji przełożonego i zgody osoby uprawnionej do zawarcia umowy. Bez określonego obiegu pracownik musi sam ustalać kolejny krok.
Elektroniczna ścieżka przypisuje zadania do konkretnych osób lub ról. Dzięki temu wiadomo, kto zatwierdził dokument, kiedy podjął decyzję i jakie uwagi zgłosił. Historia procesu ułatwia również przygotowanie danych na potrzeby kontroli oraz audytu.
W tym obszarze podpis elektroniczny może usprawnić między innymi zatwierdzanie zamówień, protokołów, umów z dostawcami, dokumentów finansowych i decyzji wewnętrznych. Oszczędność wynika przede wszystkim z ograniczenia przekazywania plików między działami i ręcznego pilnowania terminów.
Jaki rodzaj podpisu wybrać?
Określenie „podpis elektroniczny” obejmuje rozwiązania o różnych sposobach identyfikacji podpisującego i odmiennych skutkach prawnych. Dobór powinien zależeć od rodzaju dokumentu, wymagań dotyczących jego formy oraz poziomu ryzyka.
Rozporządzenie eIDAS wyróżnia między innymi podpis elektroniczny, zaawansowany podpis elektroniczny i kwalifikowany podpis elektroniczny. Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Nie oznacza to jednak, że trzeba używać go przy każdym dokumencie.
W części procesów wystarczają inne mechanizmy potwierdzania decyzji, na przykład uwierzytelnienie użytkownika połączone z rejestrem zdarzeń. W sprawach wymagających formy pisemnej lub szczególnej konieczna jest dokładna analiza przepisów i zastosowanie właściwego rozwiązania.
Skan odręcznego podpisu wklejony do pliku nie jest tym samym co kwalifikowany podpis elektroniczny. Nie zapewnia również takiej samej możliwości sprawdzenia integralności dokumentu i tożsamości podpisującego.
Gdzie zacząć wdrożenie?
Najlepszym punktem startowym jest proces, który ma duży wolumen, powtarzalny przebieg i wyraźny problem z czasem realizacji. Nie trzeba od razu obejmować zmianą wszystkich dokumentów w organizacji.
W pierwszej kolejności warto:
- zinwentaryzować dokumenty i wymagane formy podpisu,
- wskazać osoby przygotowujące, akceptujące i podpisujące,
- opisać kolejność czynności oraz wyjątki,
- ustalić miejsce przechowywania finalnych plików,
- określić uprawnienia i czas retencji,
- przeprowadzić pilotaż na jednym procesie,
- zmierzyć czas realizacji przed zmianą i po niej.
Pilotaż pozwala sprawdzić, czy ścieżka nie zawiera zbędnych akceptacji i czy użytkownicy zewnętrzni potrafią łatwo podpisać dokument. Dopiero po usunięciu problemów warto rozszerzać rozwiązanie na kolejne działy.
Integracja jest ważniejsza niż liczba funkcji
Narzędzie do podpisu może działać poprawnie, a mimo to nie przynieść oczekiwanej oszczędności. Dzieje się tak wtedy, gdy pracownik nadal ręcznie pobiera dane z CRM, przygotowuje dokument, kopiuje adresy e-mail i zapisuje podpisany plik w innym systemie.
Największą wartość daje integracja z narzędziami, w których dokument powstaje i później jest przechowywany. W sprzedaży może to być CRM, w HR system kadrowy, a w administracji platforma obiegu dokumentów lub repozytorium.
Dane powinny automatycznie uzupełniać szablon, a po zakończeniu procesu dokument wraz z historią zdarzeń powinien trafić do właściwej sprawy. Ogranicza to liczbę pomyłek i eliminuje ręczne przenoszenie plików.
Jak mierzyć oszczędność czasu?
Samo uruchomienie podpisu elektronicznego nie potwierdza jeszcze poprawy procesu. Potrzebne są proste wskaźniki pokazujące, czy dokumenty rzeczywiście są finalizowane szybciej.
Warto mierzyć:
- średni czas od przygotowania do podpisania,
- liczbę ręcznych przypomnień,
- odsetek dokumentów zakończonych w terminie,
- liczbę korekt wynikających z użycia niewłaściwej wersji,
- czas pracy poświęcony na drukowanie, skanowanie i archiwizację,
- koszty przesyłek oraz papieru,
- liczbę procesów zatrzymanych na poszczególnych etapach.
W sprzedaży główną miarą może być skrócenie czasu zawarcia umowy. W HR ważniejsza będzie sprawność onboardingu, a w administracji — czas przejścia dokumentu przez pełną ścieżkę zatwierdzeń.
Najczęstsze błędy podczas cyfryzacji podpisu
Pierwszym błędem jest przeniesienie do systemu wszystkich dotychczasowych etapów bez sprawdzenia, czy nadal są potrzebne. Elektroniczny proces może działać szybciej, ale nie powinien automatyzować zbędnej biurokracji.
Problemem bywa również stosowanie jednego rodzaju podpisu do wszystkich dokumentów. Zbyt rozbudowane zabezpieczenia utrudniają proste procesy, natomiast rozwiązanie niewystarczające dla wymaganej formy może podważyć prawidłowość dokumentu.
Trzeba też zadbać o użytkowników zewnętrznych. Klient lub kandydat powinien otrzymać jasną instrukcję i mieć możliwość wygodnego podpisania dokumentu również na urządzeniu mobilnym. Każda dodatkowa rejestracja i niejasny krok zwiększają ryzyko przerwania procesu.
Który dział najszybciej zobaczy efekt?
Najczęściej będzie to sprzedaż, ponieważ skrócenie oczekiwania na podpis bezpośrednio przyspiesza finalizowanie umów. HR może osiągnąć równie duże korzyści dzięki powtarzalności dokumentów, zwłaszcza przy częstym zatrudnianiu i rozproszonych zespołach. W administracji największą zmianę przynosi natomiast przejrzystość odpowiedzialności i brak ręcznego śledzenia plików.
O kolejności wdrożenia nie powinno jednak decydować wyłącznie przypisanie procesu do działu. Najlepszym kandydatem jest obieg, który łączy dużą liczbę dokumentów, długi czas oczekiwania, kilku uczestników i wiele czynności ręcznych. Tam różnica będzie widoczna najszybciej.